Archiefinstellingen beheren heel wat data, waaronder nadere toegangen / indexen, die voor genealogen van grote waarde zijn. Als archiefinstellingen overstappen op software van een nieuwe leveranciers is het altijd maar hopen dat alle data goed overkomt. Ook wanneer een archiefinstelling overstapt op een nieuwe versie van hetzelfde systeem is het van groot belang dit grondig te controleren. In dit artikel een voorbeeld van wat er kan misgaan.
Bevolkingsregister Leiden
 
Onderstaande afbeelding komt uit een presentatie over Open Archieven uit mei 2015. Het toont een registratie uit het bevolkingsregister van Leiden (archiefnummer 516, inventarisnummer 1309).
 
Reden dat deze pagina was opgenomen in de presentatie was het feit dat Open Archieven de straat toon op een historische kaart. De kaart was in dit geval beschikbaar gesteld door Erfgoed Leiden, de straat informatie is afkomstig van OpenStreetsMaps. Met één klik op de straatnaam krijgt de Open Archieven gebruiker een beeld waar de straat in Leiden lag (en hoogstwaarschijnlijk nog ligt).
 
Wie nu, twee jaar later, naar dezelfde pagina uit het bevolkingsregister gaat, ziet de volgende pagina:
De huidige versie heeft geen straatnaam en een andere datum?!?!
Controle van de bron data (het A2A record met GUID f885100e-9c88-f0b2-8c34-9232ee10b2f0), leert dat het niet aan de weergave door Open Archieven ligt. De straatnaam maakt geen onderdeel meer uit van de beschikbaar gestelde data.
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<OAI-PMH xmlns="http://www.openarchives.org/OAI/2.0/" xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xsi:schemaLocation="http://www.openarchives.org/OAI/2.0/ http://www.openarchives.org/OAI/2.0/OAI-PMH.xsd">
  <responseDate>2017-05-16T14:40:13Z</responseDate>
  <request verb="GetRecord" metadataPrefix="oai_a2a" identifier="3f630667-c793-46e9-61d4-45f0970b50ba">http://webservices-a2a.picturae.pro/20a181d4-c896-489f-9d16-20a3b7306b15/</request>
  <GetRecord xmlns:a2a="http://Mindbus.nl/A2A">
    <record xmlns:a2a="http://Mindbus.nl/A2A">
      <header>
        <identifier>3f630667-c793-46e9-61d4-45f0970b50ba</identifier>
        <datestamp>2017-04-12T10:54:15Z</datestamp>
      </header>
      <metadata xmlns:a2a="http://Mindbus.nl/A2A">
        <a2a:A2A xmlns:a2a="http://Mindbus.nl/A2A" Version="1.7">
          <a2a:Person pid="Person:6b269db5-29fd-6fe2-b6ce-1a554ab8cd22">
            <a2a:PersonName>
              <a2a:PersonNameFirstName>Johanna Maria</a2a:PersonNameFirstName>
              <a2a:PersonNameLastName>Coret</a2a:PersonNameLastName>
            </a2a:PersonName>
            <a2a:Gender>Onbekend</a2a:Gender>
            <a2a:BirthDate>
              <a2a:Year>1879</a2a:Year>
              <a2a:Month>3</a2a:Month>
              <a2a:Day>15</a2a:Day>
            </a2a:BirthDate>
            <a2a:BirthPlace>
              <a2a:Place>Leiden</a2a:Place>
            </a2a:BirthPlace>
          </a2a:Person>
          <a2a:Event eid="Event1">
            <a2a:EventType>Registratie</a2a:EventType>
            <a2a:EventDate>
              <a2a:Year>1879</a2a:Year>
              <a2a:Month>3</a2a:Month>
              <a2a:Day>15</a2a:Day>
            </a2a:EventDate>
          </a2a:Event>
          <a2a:RelationEP>
            <a2a:PersonKeyRef>Person:6b269db5-29fd-6fe2-b6ce-1a554ab8cd22</a2a:PersonKeyRef>
            <a2a:EventKeyRef>Event1</a2a:EventKeyRef>
            <a2a:RelationType>other:Persoon</a2a:RelationType>
          </a2a:RelationEP>
          <a2a:Source>
            <a2a:SourcePlace>
              <a2a:Place>Leiden</a2a:Place>
            </a2a:SourcePlace>
            <a2a:SourceIndexDate>
              <a2a:From>1890-01-01</a2a:From>
              <a2a:To>1924-12-31</a2a:To>
            </a2a:SourceIndexDate>
            <a2a:SourceType>Bevolkingsregister</a2a:SourceType>
            <a2a:SourceReference>
              <a2a:Place>Leiden</a2a:Place>
              <a2a:InstitutionName>Erfgoed Leiden</a2a:InstitutionName>
              <a2a:Archive>516</a2a:Archive>
              <a2a:Collection>Archiefnaam: Archief van het algemeen en dagelijks bestuur, (1545) 1816-1929 (1963); Bevolkingsbo...</a2a:Collection>
              <a2a:Book>48. supplement I. (1 - 415)</a2a:Book>
              <a2a:Folio>45</a2a:Folio>
              <a2a:RegistryNumber>1350</a2a:RegistryNumber>
            </a2a:SourceReference>
            <a2a:SourceLastChangeDate>2012-01-06</a2a:SourceLastChangeDate>
            <a2a:SourceDigitalOriginal>https://www.erfgoedleiden.nl/collecties/personen/zoek-op-personen/deeds/3f630667-c793-46e9-61d4-45f0970b50ba</a2a:SourceDigitalOriginal>
            <a2a:RecordGUID>{3f630667-c793-46e9-61d4-45f0970b50ba}</a2a:RecordGUID>
            <a2a:SourceRemark Key="Opmerking">
              <a2a:Value>
<br/><a href="/collecties/archieven/archievenoverzicht/inventaris/index/eadid/0516/inventarisnr/1350">Inventarisnummer 1350 van archiefnummer 516 in Archieven</a></a2a:Value>
            </a2a:SourceRemark>
          </a2a:Source>
        </a2a:A2A>
      </metadata>
    </record>
  </GetRecord>
</OAI-PMH>
Ook op de website van Erfgoed Leiden wordt de straatnaam niet getoond:
Missende data
Is de straatnaam informatie verloren gegaan? Of wordt deze alleen niet gepresenteerd? Ik hoop natuurlijk op het laatste, dan is het een kwestie van presentatie aanpassen en de A2A mapping corrigeren.
Wat betreft de datum van de registratie, deze wordt op de website van Erfgoed Leiden niet getoond. In het A2A record is er wel een EventDate aanwezig. Maar, laat dit nu steeds de geboortedatum van de persoon zijn… Ook hier weer de vraag: zijn de originele gegevens verloren of worden ze nu niet goed getoond?
Werk aan de winkel voor Erfgoed Leiden en hun leverancier.